Kegiatan Seorang Public Relation
18.54.00
Dalam kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat, bagian public
relations dalam sebuah organisasi memiliki tanggung jawab. Tanggung jawab public
relations menurut Basu Swastha DH(1999:270), adalah sebagai
berikut :
1. Menciptakan hubungan
dengan kelompok dalam masyarakat dengan mepelajari pandangan mereka, menjawab
pertanyaan-pertanyaan mereka dan memberikan informasi (edukasi).
2. Membuka jalur komunikasi
dengan langganan, penyedia, distributor, pengecer, pemilik, lembaga atau
instansi pemerintah, guru dan pemimpin masyarakat.
3. Mempelajari konsekuensi
ekonomi, lingkungan sosial yang berpengaruh terhadap pratek-praktek organisasi
serta mempelajari bagaimana meningkatkan pelayanan pada langganan, pemilik dan
masyarakat.
4. Melakukan
usaha-usaha untuk membantu dalam menyelesaikan tujuan, kebijakan, tindakan,
produk dan program organisasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi di pasar.
5. Membantu
seluruh anggota perusahaan dalam mengembangkan program informasi dan edukasi
konsumen yang efektif.
6. Mengirimkan juru bicara ke
sekolah, klub, kelompok-kelompok lain untuk melakukan dan mempertahankan dialog
secara terbuka dengan murid / mahasiswa dan masyarakat lain.
7. Mendorong
karyawan untuk ikut mengambil bagian dalam kegiatan kemasyarakatan /
kemanusiaan.
8. Menanggapi
keluhan konsumen / masyarakat serta memperbaiki akibat-akibat yang menimbulkan
adanya keluhan tersebut.
9. Menunjukan kepada masyarakat
bahwa organisasinya selalu memperhatikan, menyesuaikan dan melakukan
usaha-usaha untuk memberikan kepuasan kepada masyarakat.
10. Menciptakan komunikasi
dua arah dengan karyawan untuk mengetahui pendapat karyawan dan untuk mendorong
karyawan memberikan gambaran yang baik tentang organisasi kepada pihak lain.
11. Melayani setiap orang
yang ingin berhubungan dengan organisasi baik melalui person, telephon ataupun
korespondensi.
B. PENYUSUNAN JADWAL
Pengertian jadwal menurut kamus besar bahasa Indonesia
adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja; daftar atau
tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang
terperinci. Sedangkan pengertian penjadwalan adalah proses, cara, perbuatan
menjadwalkan atau memasukkan ke dalam jadwal.
Apa yang
sudah direncanakan, disusun dan dipersiapkan matang – matang dalam
penyelenggaraan sebuah program/acara dimasukkan ke dalam sebuah tabel susunan
acara agar menjadi lebih ringkas dan mudah untuk di baca.
Contoh tabel susunan acara:
Hari/Sesi
|
Waktu
|
Aktivitas
|
Keterangan
|
Minggu, 30 Oktober 2016
Sesi Pembukaan
|
09.00 – 09.30
|
Para tamu undangan melakukan check in dan
pengambilan snack box sebelum acara dimulai.
|
Para undangan yang merupakan wartawan, fashion
blogger, tamu vip setelah melakukan check in dapat langsung menempati bangku
yang telah disediakan.
|
09.30 – 09.35
|
Pembukaan acara
|
MC
|
|
09.35 – 09.40
|
Doa Pembuka
|
MC
|
C. ANGGARAN DANA
Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara
sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang dihabiskan
dalam periode tertentu
untuk melaksanakan suatu program.
(CUTLIP,
CENTER DAN BROOM (1994))
- Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah keseluruhan anggaran perusahaan yang tersedia. Biasanya dalam bentuk persentase dari seluruh anggaran operasional yang dikeluarkan perusahaan
- Anggaran disusun berdasarkan keperluan untuk bersaing dengan perusahaan saingan. Namun model seperti ini agak jarang digunakan dalam konteks kehumasan karena kegiatan PR agak berbeda dengan kegiatan pemasaran.
- 3. Anggaran disusun berdasarkan seluruh keperluan kegiatan kehumasan yang ada. Sebelum menyusun anggaran, bagian PR terlebih dahulu menganalisis dan menyusun rencana program yang akan dijalankan
- 4. Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan keuntungan yang diperoleh perusahaan/ organisasi.
KATEGORI
ANGGARAN KEGIATAN PR (SMITH, 2005):
- PERSONALIA: yaitu pengeluaran untuk orang-orang yang terlibat dalam kegiatan kehumasan
- BAHAN-BAHAN MATERI: berupa bahan atau materi yang digunakan untuk kepentingan program, seperti ATK, alat-alat produksi, dll
- MEDIA COSTS: pembiayaan untuk media, yaitu anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli ruang dan waktu. Misalnya; iklan.
- ALAT DAN FASILITAS: misalnya sewa tempat, hotel, sound system,dll.
- ADMINISTRATIVE ITEMS: contohnya biaya fotocopy, pembuatan proposal, biaya perjalanan, komunikasi, dll.
Menurut M.Nafarin (2007:31)
mengelompokkan anggaran sangatlah penting dalam menyusun anggaran, dengan
mengelompokkan anggaran maka akan lebih mudah dalam menyusun jenis anggaran
yang diiinginkan sesuai dengan keperluan.
Jenis-jenis
penggolongan anggaran:
•
Anggaran
tetap & anggaran tidak tetap
a)
Anggaran tetap (fixed budget) adalah
anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu.
b)
Anggaran Variabel (variabel budget) adalah
anggaran yang di susun berdasarkan interval (kisaran) kapasitas (aktivitas)
tertentu dan pada intinya merupakan suatu seri anggaran yang dapat disesuaikan
pada tingkat aktivitas (kegiatan) yang berbeda.
•
Biaya
administratif & Biaya program
•
Anggaran
proyek & anggaran rutin
CONTOH
FORMAT ANGGARAN
NO
|
JENIS
PENGELUARAN
|
HARGA
SATUAN
|
HARGA
KESELURUHAN
|
1
|
Honor
Pemateri:
-
Ketua
-
Pelaksana teknis
|
1x
500.000
2x
250.000
|
500.000
500.000
|
2
|
Iklan
di koran
- 10mm
kolom Kompas
|
750.000
|
750.000
|
3
|
Biaya
perjalanan
-
Jakarta- Bandung
|
1.000.000
|
1.000.000
|
0 komentar