Kegiatan Seorang Public Relation

18.54.00


A. PEMBAGIAN TANGGUNG JAWAB

    Dalam kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat, bagian public relations dalam sebuah organisasi memiliki tanggung jawab. Tanggung jawab public relations menurut Basu Swastha DH(1999:270), adalah sebagai berikut  :
1. Menciptakan hubungan dengan kelompok dalam masyarakat dengan mepelajari pandangan mereka, menjawab pertanyaan-pertanyaan mereka dan memberikan informasi (edukasi).
2. Membuka jalur komunikasi dengan langganan, penyedia, distributor, pengecer, pemilik, lembaga atau instansi pemerintah, guru dan pemimpin masyarakat.
3. Mempelajari konsekuensi ekonomi, lingkungan sosial yang berpengaruh terhadap pratek-praktek organisasi serta mempelajari bagaimana meningkatkan pelayanan pada langganan, pemilik dan masyarakat.
4.    Melakukan usaha-usaha untuk membantu dalam menyelesaikan tujuan, kebijakan, tindakan, produk dan program organisasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi di pasar.
5.    Membantu seluruh anggota perusahaan dalam mengembangkan program informasi dan edukasi konsumen yang efektif.
6. Mengirimkan juru bicara ke sekolah, klub, kelompok-kelompok lain untuk melakukan dan mempertahankan dialog secara terbuka dengan murid / mahasiswa dan masyarakat lain.
7.      Mendorong karyawan untuk ikut mengambil bagian dalam kegiatan kemasyarakatan / kemanusiaan.
8.      Menanggapi keluhan konsumen / masyarakat serta memperbaiki akibat-akibat yang menimbulkan adanya keluhan tersebut.
9. Menunjukan kepada masyarakat bahwa organisasinya selalu memperhatikan, menyesuaikan dan melakukan usaha-usaha untuk memberikan kepuasan kepada masyarakat. 
10. Menciptakan komunikasi dua arah dengan karyawan untuk mengetahui pendapat karyawan dan untuk mendorong karyawan memberikan gambaran yang baik tentang organisasi kepada pihak lain.
11. Melayani setiap orang yang ingin berhubungan dengan organisasi baik melalui person, telephon ataupun korespondensi.


B. PENYUSUNAN JADWAL

    Pengertian jadwal menurut kamus besar bahasa Indonesia adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja; daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci. Sedangkan pengertian penjadwalan adalah proses, cara, perbuatan menjadwalkan atau memasukkan ke dalam jadwal.
                Apa yang sudah direncanakan, disusun dan dipersiapkan matang – matang dalam penyelenggaraan sebuah program/acara dimasukkan ke dalam sebuah tabel susunan acara agar menjadi lebih ringkas dan mudah untuk di baca.
Contoh tabel susunan acara:
Hari/Sesi
Waktu
Aktivitas
Keterangan
Minggu, 30 Oktober 2016
Sesi Pembukaan
09.00 – 09.30
Para tamu undangan melakukan check in dan pengambilan snack box sebelum acara dimulai.
Para undangan yang merupakan wartawan, fashion blogger, tamu vip setelah melakukan check in dapat langsung menempati bangku yang telah disediakan.
09.30 – 09.35
Pembukaan acara
MC
09.35 – 09.40
Doa Pembuka
MC











C. ANGGARAN DANA

    Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang dihabiskan dalam periode tertentu untuk melaksanakan suatu program.

sejumlah uang  4 KEMUNGKINAN DALAM PENYUSUNAN ANGGARAN PR :
(CUTLIP, CENTER DAN BROOM (1994))
  1. Anggaran dialokasikan berdasarkan jumlah keseluruhan anggaran perusahaan yang tersedia. Biasanya dalam bentuk persentase dari seluruh anggaran operasional yang dikeluarkan perusahaan
  2. Anggaran disusun berdasarkan keperluan untuk bersaing dengan perusahaan saingan. Namun model seperti ini agak jarang digunakan dalam konteks kehumasan karena kegiatan PR agak berbeda dengan kegiatan pemasaran.
  3. 3.    Anggaran disusun berdasarkan seluruh keperluan kegiatan kehumasan yang ada. Sebelum menyusun anggaran, bagian PR terlebih dahulu menganalisis dan menyusun rencana program yang akan dijalankan
  4. 4.    Anggaran disusun berdasarkan kemungkinan keuntungan yang diperoleh perusahaan/ organisasi.
KATEGORI ANGGARAN KEGIATAN PR (SMITH, 2005):
  1. PERSONALIA: yaitu pengeluaran untuk orang-orang yang terlibat dalam kegiatan kehumasan
  2. BAHAN-BAHAN MATERI: berupa bahan atau materi yang digunakan untuk kepentingan program, seperti ATK, alat-alat produksi, dll
  3. MEDIA COSTS: pembiayaan untuk media, yaitu anggaran yang harus dikeluarkan untuk membeli ruang dan waktu. Misalnya; iklan.
  4. ALAT DAN FASILITAS:  misalnya sewa tempat, hotel, sound system,dll.
  5. ADMINISTRATIVE ITEMS: contohnya biaya fotocopy, pembuatan proposal, biaya perjalanan, komunikasi, dll.
Menurut M.Nafarin (2007:31) mengelompokkan anggaran sangatlah penting dalam menyusun anggaran, dengan mengelompokkan anggaran maka akan lebih mudah dalam menyusun jenis anggaran yang diiinginkan sesuai dengan keperluan.
Jenis-jenis penggolongan anggaran:
          Anggaran tetap & anggaran tidak tetap
a)      Anggaran tetap (fixed budget) adalah anggaran yang disusun berdasarkan suatu tingkat kapasitas tertentu.
b)      Anggaran Variabel (variabel budget) adalah anggaran yang di susun berdasarkan interval (kisaran) kapasitas (aktivitas) tertentu dan pada intinya merupakan suatu seri anggaran yang dapat disesuaikan pada tingkat aktivitas (kegiatan) yang berbeda.
          Biaya administratif & Biaya program
          Anggaran proyek & anggaran rutin

CONTOH FORMAT ANGGARAN
NO
JENIS PENGELUARAN
HARGA SATUAN
HARGA KESELURUHAN
1
Honor Pemateri:
- Ketua
- Pelaksana teknis

1x 500.000
2x 250.000
       
  500.000
  500.000
2
Iklan di koran
- 10mm kolom Kompas
  
750.000
       
750.000
3
Biaya perjalanan
- Jakarta- Bandung

 1.000.000
    
 1.000.000


You Might Also Like

0 komentar

Popular Posts

Like us on Facebook

Flickr Images