Manajemen Public Relations

Pengertian Manajemen

Manajemen berasal dari kata manage (bahasa latinnya: manus) yang berarti : memimpin, menangani, mengatur, atau membimbing.

George R.Terry (1972) mendefinisikan manajemen sebagai,”...sebuah proses yang terdiri dari tindakan-tindakan seperti perencanaan, pengorganisasian, pengaktifan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber lainnya.

Fungsi pokok atau tahapan-tahapan dalam manajemen merupakan suatu proses yang meliputi hal-hal sebagai berikut :

1.      Menetukan Masalah

Tahapan ini disebut juga disebut tahapan penelitian.yaitu mencari informasi , data yang menjadi pijakan dalam mengambil langkah selanjutnya .tahapan ini menjawab peratnyaan apa yang sedang terjadi.

2.      Perencanaan ( Planning)

Perencanaan dapat diartikan sebagi hal, cara atau hasil kerja merencanakan(berniat untuk melakukan sesuatu). Fungsi perencanaan meliputi kegiatan apa yang ingin dicapai, bagaimana mencapai, berapa lama, berapa orang yang diperlukan dan berapa jumlah biaya yang dibutuhkan. Dalam jangkauan waktunya perencanan dibagi menjadi tiga 3 tahapan yakni:  

1. Perencanaan jangka pendek, 

2. Perencanaan jangka menengah, dan 

3. Perencanaan jangka waktu panjang.

Perencanaan merupakan syarat mutlak bagi setiap kegiatan manajemen atau administrasi, tanpa perencanaan maka kegiatan atau pelaksanaan akan mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan. Jadi perencanaan adalah sejumlah kegiatan yang ditentukan sebelumnya untuk melaksanakan dalam rangka mencapai tujuan.

Tahap Perumusan dan Perencanaan Program

•      Penyusunan program

•      Merumuskan tujuan  Program

•      Strategi Komunikasi pada tahapan ini menjaeab pertanyaan ”apa yang harus dilakukan”

3.      Aksi dan Komunikasi

• Tahapan ini melaksanakan apa yang sudah pada langkah pertama untuk mencapai apa yang sudah dilaksakan

• Terkait dengan apa yang dilaksanakan

• Kapan dilaksanakan

• Dimana dan melibatkan siapa saja

• Media apa yang digunakan

• Pada tahapan ini akan menjawab pertanyaan “bagaimana melaksanakannya?”

4.      Evaluasi

•  Tahap ini merupakan langkah terakhir untuk mengetahuidan menilai apa yang sudah dilakuakan pakah sesuai dengan yang direncanakan ?

•  Kalau belum bisa diadakan penyesuaian

•  Tahapan ini akan menjawab pertanyaan  “Apa yang sudah dilkukan?”

Komunikasi manajemen adalah hal yang paling pokok atau nomor satu, hal ini sesuai dengan pendapat GR Terry “Management is a communication”, yaitu dalam hal penyampaian instruksi di satu pihak, dan pelaksanaan kewajiban di lain pihak. Dengan kata lain manajemen komunikasi adalah alat, bukan tujuan dari suatu organisasi.

Lima Bentuk Komunikasi Dalam Manajemen

(George R.Terry dlm bukunya Principles of Management)

Fungsi utama manajemen PR

Dalam menunjang manajemen perusahaan, peran pr dilakukan dengan pendekatan

Tiga prinsip fungsi manajemen PR

Organisasi yang merupakan kerangka kerja (frame of work) dari suatu manajemen adalah sesuatu yang menunjukkan adanya pembagian tugas, wewenang dan tanggungjawab yang jelas antara pimpinan dan bawahan dalam suatu suatu sistem manajemen modern. Jabatan pimpinan dalam manajemen/PR biasanya disebut manajer humas dan berfungsi sebagai pemimpin sekelompok karyawan. Manajer humas sebagai pimpinan puncak (top manajer) cukup melakukan komunikasi dengan para penanggungjawab atau ketua unitnya masing-masing.

2 Unsur komunikasi dalam suatu organisasi yaitu :

A. PEMBAGIAN TANGGUNG JAWAB

    Dalam kegiatan yang berhubungan dengan masyarakat, bagian public relations dalam sebuah organisasi memiliki tanggung jawab. Tanggung jawab public relations menurut Basu Swastha DH(1999:270), adalah sebagai berikut  :

1. Menciptakan hubungan dengan kelompok dalam masyarakat dengan mepelajari pandangan mereka, menjawab pertanyaan-pertanyaan mereka dan memberikan informasi (edukasi).

2. Membuka jalur komunikasi dengan langganan, penyedia, distributor, pengecer, pemilik, lembaga atau instansi pemerintah, guru dan pemimpin masyarakat.

3. Mempelajari konsekuensi ekonomi, lingkungan sosial yang berpengaruh terhadap pratek-praktek organisasi serta mempelajari bagaimana meningkatkan pelayanan pada langganan, pemilik dan masyarakat.

4.    Melakukan usaha-usaha untuk membantu dalam menyelesaikan tujuan, kebijakan, tindakan, produk dan program organisasi dengan perubahan-perubahan yang terjadi di pasar.

5.    Membantu seluruh anggota perusahaan dalam mengembangkan program informasi dan edukasi konsumen yang efektif.

6. Mengirimkan juru bicara ke sekolah, klub, kelompok-kelompok lain untuk melakukan dan mempertahankan dialog secara terbuka dengan murid / mahasiswa dan masyarakat lain.

7.      Mendorong karyawan untuk ikut mengambil bagian dalam kegiatan kemasyarakatan / kemanusiaan.

8.      Menanggapi keluhan konsumen / masyarakat serta memperbaiki akibat-akibat yang menimbulkan adanya keluhan tersebut.

9. Menunjukan kepada masyarakat bahwa organisasinya selalu memperhatikan, menyesuaikan dan melakukan usaha-usaha untuk memberikan kepuasan kepada masyarakat. 

10. Menciptakan komunikasi dua arah dengan karyawan untuk mengetahui pendapat karyawan dan untuk mendorong karyawan memberikan gambaran yang baik tentang organisasi kepada pihak lain.

11. Melayani setiap orang yang ingin berhubungan dengan organisasi baik melalui person, telephon ataupun korespondensi.

B. PENYUSUNAN JADWAL

    Pengertian jadwal menurut kamus besar bahasa Indonesia adalah pembagian waktu berdasarkan rencana pengaturan urutan kerja; daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan dengan pembagian waktu pelaksanaan yang terperinci. Sedangkan pengertian penjadwalan adalah proses, cara, perbuatan menjadwalkan atau memasukkan ke dalam jadwal.

                Apa yang sudah direncanakan, disusun dan dipersiapkan matang – matang dalam penyelenggaraan sebuah program/acara dimasukkan ke dalam sebuah tabel susunan acara agar menjadi lebih ringkas dan mudah untuk di baca.

Contoh tabel susunan acara:

C. ANGGARAN DANA

sejumlah uang  4 KEMUNGKINAN DALAM PENYUSUNAN ANGGARAN PR :

(CUTLIP, CENTER DAN BROOM (1994))

KATEGORI ANGGARAN KEGIATAN PR (SMITH, 2005):

Menurut M.Nafarin (2007:31) mengelompokkan anggaran sangatlah penting dalam menyusun anggaran, dengan mengelompokkan anggaran maka akan lebih mudah dalam menyusun jenis anggaran yang diiinginkan sesuai dengan keperluan.

Jenis-jenis penggolongan anggaran:

•          Anggaran tetap & anggaran tidak tetap

•          Biaya administratif & Biaya program

•          Anggaran proyek & anggaran rutin

CONTOH FORMAT ANGGARAN

Menurut para ahli :

Pengertian Public Relations ( PR ) adalah semua bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. Juga dapat disimbulkan bahwa, Public Relation  merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi, yang  dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan cara menilai opini publik,    dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan, guna mencapai kerja  sama yang lebih produktif dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas”.  

4 model Public Relation

                James E. Grunig dan Todd Hunt dalam Grunig (1992:285), mengelompokkan model Public Relation ke dalam empat model yaitu:

Model pertama ini didasarkan pada kerja agen pers dan publisitas yang melakukan aktivitasnya dari pertengahan abad ke-19 hingga awal abad ke-20 (Butterick, 2012:30). Model ini memiliki fungsi untuk propaganda, informasi bergerak satu arah, dari organisasi menuju publik. Model ini sama maknanya dengan promosi atau publisitas.

Model kedua ini didasarkan pada cara PR dipraktikkan pada perusahaan besar pada akhir abad ke-19 dan awal abad ke-20 (Butterick, 2012:32). Model ini merujuk pada pendekatan “public be informed” yang menyatakan bahwa informasi dikirim keluar oleh sebuah organisasi. Informasi publik ini bertujuan untuk memberi tahu kepada publik dan bukan untuk promosi dan publisitas, namun alur komunikasinya tetap satu arah (Lattimore, 2004:58). Dalam model ini fungsi PR secara esensial adalah sebagai wartawan dari dalam organisasi tersebut. Tugas mereka adalah untuk melaporkan secara objektif informasi tentang organisasi mereka kepada publik.

Model ketiga ini menurut Grunig dan Hunt (1992:39), model ini diasosiasikan dengan praktik yang dilakukan Edward Bernays pada pertengahan 1920 hingga 1950 (Butterick, 2012:32). Dalam model asimetris dua arah, praktisi PR berperan sebagai mediator antara organisasi dan publik mereka. Menurut Lattimore (2004:59), model ini menerapkan metode riset ilmu sosial untuk meningkatkan efektivitas persuasi dari pesan yang disampaikan. Praktisi public relations dengan model ini menggunakan survei, wawancara, dan fokus group untuk mengatur serta menilai publik sehingga mereka bisa merancang program PR yang bisa memperoleh dukungan dari publik. Walaupun timbal balik (feedback) dari semua itu dipertimbangkan ke dalam proses pembuatan program, namun organisasi dengan model ini lebih tertarik mengenai cara publik menyesuaikan diri dengan mereka ketimbang sebaliknya, organisasi yang menyesuaikan dengan kepentingan publik. Grunig (1992:39) menjelaskan bahwa model in merupakan cara PR untuk mengubah sikap publik dengan tujuan atau sasaran organisasi.

Menurut Butterick (2012:33) menyatakan bahwa model keempat ini merupakan model yang telah masuk dalam sejarah perkembangan model komunikasi di era modern. Karakter utama dari model ini ialah perusahaan ditantang untuk melakukan dialog langsung dengan pemangku kepentingan tidak hanya membujuk tetapi juga mendengarkan mempelajari, dan memahaminya sebagai proses komunikasi. Grunig (1992:289) mengidentifikasi banyak asumsi dari model keempat ini yaitu dari praktisi PR seperti Lee, Bernays juga John Hill. Asumsi yang dimasukkan ialah “telling the truth”, “interpreting the client and public to one another,” and “management understanding then viewpoints of employee and neighbors”. Model two-way symmetric ini memberikan sebuah orientasi public relations bahwa organisasi dan publik saling menyesuaikan diri.  Mathee dalam Prasetyoningrum (2012:16) 26 menjelaskan bahwa model ini berfokus untuk memperoleh rasa saling pengertian serta komunikasi dua arah antara publik dan organisasi ketimbang persuasi satu arah. Dalam model ini komunikasi dua arah yang jujur menjadi bagian penting dan memposisikan kedua pihak yang berkomunikasi dalam kedudukan seimbang. Komunikasi yang terjalin antara organisasi dengan publiknya adalah untuk mutual understanding. Dalam model ini, komunikasi dijalankan dengan duaarah dengan efek yang seimbang atau balanced effect. Tujuan dari model ini ialah mempresentasikan sebuah model yang menyeimbangkan kepentingan pribadi dengan kepentingan publik dalam proses memberi serta menerima yang bisa berfluktuasi antara advokasi dan kolaborasi.